7 errori da non fare nella progettazione di una intranet

Può capitare che quando cerchiamo un documento all’interno della intranet e ci perdiamo di cartella in cartella, perché magari la struttura o la tassonomia usata non è quella con cui siamo abituati a ragionare.

Quindi facciamo fatica a orientarci, la ricerca non funziona, oppure siamo abituati a utilizzare tante applicazioni aziendali che sulla intranet non sono integrate o, non abbiamo dei rimandi precisi o delle autenticazioni automatiche. Come evitare tutto questo? Vediamo quali sono i 7 errori da evitare per un progetto di intranet di successo.

Errore #1 - Non coinvolgere gli utenti durante la fase di progettazione

Perché è importante coinvolgere gli utenti? Stiamo realizzando uno strumento per delle persone, persone che hanno le proprie abitudini sul luogo di lavoro. Quindi non dobbiamo progettare una intranet sulla base di quelli che pensiamo siano i loro bisogni, ma trovare dei gruppi di utenti che rappresentino al 90-99% la nostra popolazione aziendale e ascoltare le loro necessità. L’obiettivo è dare una priorità e cercare di rispondere a quelle esigenze, dopodiché, eventualmente, le integreremo con quelle che sono le necessità di business dell’azienda, creando un match perfetto e procedendo per priorità.

Errore #2 - Partire dalla tecnologia

Per quanto la tecnologia sia estremamente affascinante per molti di noi, questo non deve indurci a mettere in secondo piano i nostri reali bisogni. Anche qui, come visto precedentemente, è fondamentale ascoltare le richieste dei nostri utenti: ascoltiamo le loro esigenze di business e, a quel punto, scegliamo la tecnologia che meglio vi risponde.

Errore #3 - Non definire degli obiettivi o degli indicatori di performance (KPI)

Stabiliamo un insieme di obiettivi che vogliamo raggiungere, non importa se sono pochi o tanti. In questo modo possiamo acquisire consapevolezza sul perché stiamo facendo un determinato progetto di intranet e creare un indicatore il più possibile tangibile che ci faccia capire se, una volta lanciata, la nostra intranet sta funzionando bene, male o a metà.

Stabiliamo un insieme di obiettivi che vogliamo raggiungere, non importa se sono pochi o tanti. In questo modo possiamo acquisire consapevolezza sul perché stiamo facendo un determinato progetto di intranet e creare un indicatore il più possibile tangibile che ci faccia capire se, una volta lanciata, la nostra intranet sta funzionando bene, male o a metà.

Errore #4 -Non prototipare

Spesso capita di realizzare qualcosa che, pur rispecchiando la nostra idea originale, non funziona bene come avevamo pianificato.

Nelle nostre fasi di progetto è quindi utile cercare di anticipare il più possibile, fermarci su dei risultati intermedi e rendere disponibili dei prototipi ai nostri utenti affinché li testino. Così facendo, otterremo dei feedback estremamente preziosi per fare delle modifiche migliorative, non perché abbiamo necessariamente sbagliato progettazione ma perché solo quando si inizia a utilizzare uno strumento si ha un riscontro reale di quello che avevamo pensato.

Errore #5 - Lanciare tutto e subito

Quando lanciamo un progetto di intranet, stiamo introducendo qualcosa di nuovo nella vita quotidiana lavorativa dei nostri utenti. Come per ogni strumento, è necessario avere il tempo di apprenderne l’utilizzo e se le funzionalità sono tante, troppe o eccessive l’adozione di questo strumento potrebbe essere a rischio.

È importante iniziare con il lancio del giusto numero di funzionalità, affinché queste possano essere tutte facilmente apprese dai nostri utenti. Potremo poi integrarne di nuove nel corso delle successive fasi evolutive del progetto.

Quali e quante funzionalità dobbiamo lanciare? Dipende dal nostro progetto, sarà il designer della nostra intranet che, intervistando gli utenti, capirà quali sono quelle più importanti, da lanciare subito, e quali quelle secondarie da aggiungere in una fase successiva.

Errore #6 - Lasciare la intranet al suo destino

Il nostro progetto di intranet è pronto, completo e soddisfa tutte le richieste, realizziamo anche una bella campagna di lancio, rilasciamo la intranet e poi… non se ne occupa più nessuno.

Se i contenuti non vengono più curati, il destino della intranet è inevitabile: non potrà che diventare uno strumento obsoleto. Dobbiamo avere consapevolezza che la intranet è uno strumento che va mantenuto, va sviluppato nel corso del tempo, perché le abitudini delle persone cambiano, evolvono e la intranet deve evolvere insieme a loro.

Errore #7 - Non monitorare l’utilizzo della nostra intranet

Come facciamo a sapere se la intranet che abbiamo lanciato viene utilizzata o meno e quali pagine sono più visitate e quali meno? In sostanza, come possiamo sapere se la nostra intranet è una intranet di successo?
Per misurare i risultati è necessario integrare strumenti di analytics all’interno della nostra intranet, per capire conoscere il comportamento degli utenti sulla piattaforma: qual è il tempo di permanenza su alcune pagine, quali sono le pagine più visitate, quali sono le parole chiave più cercate, e soprattutto se a fronte di una ricerca gli utenti trovano quello che stanno cercando.

Nel corso del miglioramento della nostra intranet, nella gestione, potremo integrare una nuova pagina, un nuovo contenuto che risponde esattamente a quella domanda. Solo così la intranet sarà una intranet che funziona, dove gli utenti trovano quello che cercano.

Quali sono secondo voi gli altri errori più comuni che si possono fare in un progetto di Intranet?

di Marco Re
PMO Ariadne Group