Digital workplace: l'innovazione delle aziende per migliorare l'employee experience

Questo processo, inevitabile e necessario, non si può però improvvisare, richiede programmazione e preparazione da un punto di vista tecnologico ma soprattutto manageriale.

Cos'è il Digital Workplace?

Per spiegare cos’è un Digital workplace, dobbiamo capire le esigenze delle aziende, che si stanno misurando in questi anni con la necessità di apportare numerosi cambiamenti nelle loro dinamiche interne. Una delle sfide che ha coinvolto gran parte delle organizzazioni negli ultimi anni, infatti, è la realizzazione di un nuovo modello lavorativo che garantisca anche a distanza una gestione efficace dei processi, una condivisione facilitata di materiali e informazioni e la visione completa e in tempo reale della situazione.

Il significato di Digital workplace è proprio questo: uno spazio di lavoro virtuale fruibile da qualunque luogo, in qualunque momento, da ogni device e, soprattutto, in totale sicurezza. La sua realizzazione snellisce i flussi lavorativi, promuove la collaborazione tra team diversi, facilita la comunicazione di tutti i collaboratori e permette di continuare a motivare le proprie risorse.

L’aumento della produttività e della collaborazione, dimostrato da un Digital workplace funzionante, è dato dalla possibilità di una connessione facilitata, dall’ufficio come da casa, con il device più comodo e utile alla persona, dal dipendente al manager.

Un altro tema centrale è quello della sicurezza: c’è l’esigenza di rendere sempre più semplice per i dipendenti l'accesso a importanti dati aziendali ovunque si trovino, ma dall'altra c’è la necessità, probabilmente ancora più importante e strategica, di tutelare la privacy e la sicurezza delle informazioni affinché non siano violate in nessun modo.
Per questo bisogna assicurarsi che il Digital Workplace sia realizzato con sistemi in grado di rispettare tutte le linee guida sulla sicurezza dei dati. È altrettanto importante, però, considerare sempre il “fattore umano”: la sicurezza dei dati, in altre parole, deve far parte della cultura digitale di ogni organizzazione e coinvolgere, quindi, ogni persona che lavora in azienda.
L’approccio innovativo di queste soluzioni deve sempre tenere in considerazione il coinvolgimento dei dipendenti; in questo modo, infatti, non solo i feedback per l’azienda saranno utili e numerosi, ma si potranno raggiungere gli obiettivi business attraverso il miglioramento della digital employee experience.

Perché la Digital Employee Experience è così importante?

La Digital Employee Experience (DEX) è l’esperienza olistica del dipendente con il digital workplace e riguarda tutti i momenti e i modi in cui il dipendente entra in contatto con l’organizzazione: le prestazioni dei dispositivi, le applicazioni, le reti e non da ultimo le persone. È un un concetto che si estende oltre l’IT, possiamo definirla la componente virtuale dell’employee experience che si collega strettamente alla cultura aziendale, al coinvolgimento dei dipendenti, alle HR e alla capacità di innovare.

La DEX è importante perché riflette l'efficacia con cui le persone interagiscono con gli strumenti digitali del proprio posto di lavoro, il che consente loro di essere coinvolti, competenti e produttivi. Per garantire ai dipendenti un’esperienza di qualità, le aziende devono offrire ai dipendenti le stesse esperienze che garantiscono ai loro clienti.
Quali sono, dunque, i punti da sviluppare per un’ottima digital employee experience?

• Flussi di lavoro e produttività (project management, analisi, relazioni con i clienti);
• Comunicazione e collaborazione (email, messaggistica istantanea, telefonate, video conferenze);
• Apprendimento (formazioni ufficiali e sviluppo professionale);
• Sistemi HR (accesso self-service alle politiche aziendali, compenso, permessi, informazioni sulla gestione delle prestazioni, etc.).

Naturalmente, la soddisfazione dei dipendenti nei vari ambiti del loro lavoro – dall’appagamento per il proprio ruolo, alle opportunità di crescita fino a un ambiente inclusivo e ai rapporti interpersonali – sono considerati condizioni ideali nell’employee experience classica, di cui il “digital” è un sottoinsieme.
Puntare sulla digital employee experience vuol dire rendere i Digital workplace degli spazi in cui vengano organizzate al meglio anche le interazioni dei team e create delle occasioni di incontro, anche se solo virtuali, affinché tutti possano sentirsi parte di un gruppo coeso che lavora insieme per raggiungere degli obiettivi aziendali. Per creare questo tipo di workspace digitale è necessario partire da un ottimo employee experience management, la gestione dell’esperienza dei dipendenti.

Employee experience management: la gestione innovativa tramite le Digital experience platform

Il digital employee experience management, che integra quindi anche la componente virtuale del lavoro, è stato concepito come un approccio per fornire ai dipendenti esperienze positive, che diventano una priorità così come quelle per i clienti.
La gestione dell’esperienza dei dipendenti riguarda tutti i punti di contatto tra loro e l’azienda: dall’onboarding alla cessazione del rapporto di lavoro. Proprio per questo oggi il digital employee experience management occupa anche un ruolo centrale nella gestione di una digital experience platform che risponda a tutte le esigenze dei lavoratori, tra cui:

• priorità alle esperienze dei dipendenti;
• disponibilità delle applicazioni sempre e ovunque;
• gestione dei dispositivi su cloud;
• automazione di alcuni processi e scalabilità;
• studio della User Experience;
• attenzione alla sicurezza dei dati.

L’obiettivo principale dell’employee experience management è valorizzare il posto di lavoro attraverso la soddisfazione, il benessere e il coinvolgimento attivo dei dipendenti, elementi che, come abbiamo visto, hanno un impatto positivo sull'azienda. Oltre all'aumento della produttività infatti, abbiamo una maggior possibilità di attrarre talenti per la qualità della nostra gestione e di garantire servizi e user experience migliori ai nostri clienti.

Il design per una Employee Experience di successo

Il design dell’employee experience ha come fine la progettazione di prodotti, servizi, eventi e ambienti organizzativi delle risorse umane – con particolare attenzione alla qualità dell'esperienza dei dipendenti – per fornire soluzioni utili all’azienda.
Il digital workplace deve essere pertanto intuitivo e semplice, pensato per chi lo utilizzerà quotidianamente e i principi della sua creazione dovranno seguire quelli della UX per il mondo consumer, tenendo sempre presente la visione “employee centered”.
Cerchiamo quindi di capire ciò di cui le persone hanno bisogno per svolgere facilmente il loro lavoro quotidiano ponendoci questi obiettivi:

• imparare a conoscere i nostri utenti di riferimento, in questo caso i dipendenti;
• garantire l’accessibilità dei dati e delle informazioni in modo da permettere ai team di lavorare in modo indipendente e collaborativo;
• analizzare i processi principali e supportare i dipendenti nella loro routine lavorativa;
• mettere a disposizione dei manager tutti gli strumenti per guidare al meglio i vari team;
• continuare a innovare, con rilasci e test frequenti, sostenere la formazione e incentivare l’interazione attraverso feedback.

Il design di un software è fondamentale per l'engagement, soprattutto nel caso si voglia migliorare la digital employee experience all’interno della propria azienda, e ci sono soluzioni per tutti i tipi di realtà, di qualunque dimensione o che si trovano per la prima volta a gestire un Digital workplace.

Intranet 80.20, la soluzione digital per migliorare l’employee experience

Questa soluzione digitale è una intranet pronta all’uso, progettata insieme a Giacomo Mason, founder di Intranet Management, e si compone di una serie di moduli che permettono di svolgere in modo più efficiente le attività, di comunicare con i colleghi e di trovare documenti e informazioni necessarie.

Le aziende che adottano Intranet 80.20 possono superare le esigenze naturali, o imposte dal contesto attuale, e migliorare strategia e processi di comunicazione interna, ridurre l’inefficienza generata dall’adozione frettolosa di tools non organici e non mirati al contesto, e infine favorire la collaborazione e l’engagement dei dipendenti.

Inoltre, Intranet 80.20 è l’unica soluzione plug&play disponibile su entrambe le piattaforme leader del mercato globale: Liferay, per l’ambiente OpenSource e 365 per ambiente Microsoft.