Quali sono le tendenze e le innovazioni su cui puntare per le nostre intranet nel 2025?
Interact Software, uno dei principali fornitori di software per intranet a livello internazionale, ha esplorato i trend che trasformeranno ulteriormente i nostri digital workplace insieme al Digital Workplace Group.
Questi trend possono ridefinire l'interazione, la collaborazione e il successo dei dipendenti in un ambiente digitale: dall'impatto profondo dell'Intelligenza Artificiale, all'influenza dei cambiamenti economici sull'esperienza digitale dei dipendenti (DEX), e molto altro.
In questo articolo facciamo qualche riflessione sui trend rilevati, per capire cosa possiamo anticipare e applicare anche alle nostre realtà aziendali.
Un elemento comune a tutte le tendenze è la constatazione che, all'interno dei digital workplace , l'avvento dell'IA sia ormai pervasivo e che occorre essere preparati per sfruttarne al meglio le possibilità di migliorare l'esperienza sul posto di lavoro, in modo da renderlo più connesso e produttivo.
Questi trend delineano un panorama molto interessante e dinamico per il futuro dei digital workplace.
Abbiamo imparato che la centralità dei dati è fondamentale. Con l’IA che diventa sempre più integrata nei processi aziendali, la gestione e l’analisi dei dati saranno cruciali per prendere decisioni informate e strategiche. E una questione di non secondaria importanza è la necessità di proteggere la privacy di questi dati, garantendone l'accessibilità e la sicurezza, e assicurandosi che siano sempre accurati e aggiornati.
Le connessioni emotive e sociali all’interno di uno spazio lavorativo digitale migliorano in modo significativo il coinvolgimento e la produttività dei dipendenti. Personalizzare la loro esperienza , creare un senso di comunità e fornire un supporto adeguato può aiutare, infatti, a costruire una cultura aziendale più forte e coesa.
Le aziende che utilizzano una intranet come strumento di collaborazione sono in grado di raccogliere dati e di convertirli in suggerimenti per i dipendenti. Attraverso la stessa piattaforma si possono consigliare nuovi progetti in linea con le loro competenze e interessi, connessioni con colleghi che lavorano su temi simili, risorse di formazione personalizzate. In questo modo, l'esperienza digitale diventa non solo uno strumento di lavoro, ma anche un modo per creare un senso di appartenenza e favorire lo sviluppo professionale.
Attraverso l’accesso in tempo reale alle informazioni e alle analisi predittive, l’IA può ridurre il carico cognitivo e liberare tempo per attività di strategia, pianificazione, e creatività. Un grande vantaggio che rende l'ambiente di lavoro più efficiente e innovativo.
L’empowerment dei citizen developer (sviluppatori di applicazioni che non necessariamente dispongono di competenze nel settore IT) possono automatizzare attività e creare soluzioni low-code o no-code utilizzando per esempio strumenti come Power BI e Power Apps della suite Microsoft 365. Tuttavia, è importante avere una governance chiara per evitare problemi di sicurezza e integrazione.
L’IA sarà onnipresente, ma è essenziale garantire che l’esperienza utente rimanga coerente e che i dipendenti siano adeguatamente formati per utilizzare queste nuove tecnologie. Oltre agli aspetti tecnici, è importante fornire anche linee guida e best practices sull’uso responsabile ed etico di queste tecnologie.
La leadership dovrà adattarsi rapidamente ai cambiamenti tecnologici e, a coloro che saranno in grado di abbracciare queste trasformazioni, l’IA potrà fornire strumenti preziosi per gestire il cambiamento e guidare l’innovazione.
La capacità di trovare rapidamente le informazioni necessarie è uno degli aspetti che può cambiare la quotidianità di chi lavora in azienda. La reperibilità, però, non dipende solo dalla tecnologia, ma anche da fattori come l'organizzazione del contenuto, l'architettura dell'informazione, la struttura dei dati e le tassonomie. Il futuro, quindi, non riguarda solo la ricerca, ma la capacità di trovare le risposte giuste in base al contesto attuale: da questo punto di vista l’IA può migliorare significativamente la reperibilità, riducendo il tempo speso nella ricerca.
Microsoft sta esplorando nuove modalità di gamification per migliorare l'esperienza lavorativa, oltre a continuare a investire in accessibilità e tecnologie come l'IA e il cloud. L’integrazione di queste funzionalità di gioco aiuta a rendere gli strumenti di produttività più coinvolgenti e inclusivi, migliorando la collaborazione.
I leader dell'ambiente di lavoro digitale devono essere al centro della discussione sulle tecnologie emergenti e sulle necessità future dell'organizzazione. Il loro ruolo sarà sempre più quello di bilanciare la riduzione dei costi con il mantenimento dell’impatto dei programmi di esperienza digitale dei dipendenti. Una sfida che richiede una gestione attenta e strategica.
Uno dei temi principali per il digital workplace continuerà ad essere quello del compromesso tra riduzione dei costi, miglioramento della produttività e opportunità di sviluppo. È essenziale concentrarsi su iniziative ad alto valore aggiunto per garantire che gli investimenti abbiano un impatto rilevante sui dipendenti e tenere sempre a mente che l’automazione delle attività ripetitive può liberare risorse per attività più strategiche.
Quello che ci risulta particolarmente interessante è l’impatto dell’intelligenza artificiale (IA) sulla gestione dei dati e sul processo decisionale.
La gestione dei dati guidata dall’IA (che a sua volta deve essere istruita con precisione) rende infatti i processi decisionali non solo più agili ma anche più accurati. Allo stesso tempo, il nostro carico cognitivo diminuisce e dà più libertà alle persone che lavorano in azienda di concentrarsi sugli aspetti più strategici e creativi.
Un altro grande tema della comunicazione interna e delle intranet rimane il coinvolgimento e la partecipazione delle persone che fanno parte dell’organizzazione. In questo caso, la chiave è la personalizzazione dell’esperienza di ciascun dipendente, a partire dalla reperibilità e dalla pertinenza delle informazioni a loro necessarie tra tutte quelle condivise a livello aziendale. Come abbiamo visto, anche qui l’AI può subentrare per rendere questa ricerca più semplice e immediata, per esempio integrando un’assistente virtuale.
Infine, una gestione più efficiente dei dati contribuisce a ridurre l’impronta di carbonio delle organizzazioni, rendendo sostenibili molti processi in diversi contesti produttivi: pensiamo per esempio alla previsione della domanda dei prodotti, allo sviluppo di servizi, alla loro manutenzione e all’analisi in ottica di miglioramento.
Queste tendenze evidenziano l’importanza di un approccio integrato e strategico alla gestione dei digital workplace, con un forte focus sull’IA, la gestione dei dati e l’esperienza dei dipendenti.
Ma oltre a dare un ruolo in primo piano all’IA, dobbiamo tornare ai principi fondamentali del digital workplace per affrontare le sfide e le opportunità offerte da questa nuova tecnologia: la definizione di obiettivi, la creazione di una strategia, le politiche di governance, la misurazione, la collaborazione, l'esperienza utente, la sperimentazione e la leadership del cambiamento.