Intelligenza Artificiale in entrata e in uscita: tutto quello che può fare per la intranet

L’AI è qui per rimanere

Ammettiamolo, l’abbiamo tutti guardata con sospetto all’inizio, dapprima intimoriti, poi quasi con sufficienza, deridendo forse le sue rigidità e i suoi strafalcioni (Davvero questa “intelligenza” dovrebbe rubarmi il lavoro?).

Conoscendola meglio, però, abbiamo iniziato ad approfittare dei suoi vantaggi, prima mettendola alla prova, poi guardandola quasi con robotico affetto, quando abbiamo capito che poteva davvero salvarci da attività ripetitive e sindromi da pagina bianca (diciamocelo: quanti di noi sono stati tentati di usarla per aiutare la prole nelle noiose ricerche sugli antichi romani o sul clima continentale?).

Siamo tutti entrati nella fase di accettazione? Perché ormai è chiaro: l’AI è qui per rimanere.

Quante intelligenze artificiali ci sono?

Le AI non sono tutte uguali, hanno caratteristiche diverse in base alla tecnologia con la quale sono sviluppate e alle funzioni per le quali sono progettate.

Possiamo suddividerle in due categorie principali: Intelligenza Artificiale in entrata e Intelligenza Artificiale in uscita.

Intelligenza artificiale "in entrata"

L'AI "in entrata" si concentra sull'elaborazione dei dati senza generare nuovi contenuti. Permette, ad esempio, la comprensione del linguaggio naturale, che nel contesto delle intranet aziendali, può essere applicata per lo sviluppo di chatbot tradizionali e motori di ricerca intelligenti.

• Motori di ricerca intelligenti: si distinguono dai classici motori di ricerca, che si limitano a restituire una lista di risultati in base alle parole chiave digitate, perché analizzano il contesto della query, interpretandola semanticamente, per fornire i risultati più pertinenti e utili. All’interno della intranet un motore di ricerca di questo tipo è in grado anche di personalizzare i risultati in base al profilo dell'utente, mostrando le informazioni più rilevanti per il suo ruolo e le sue responsabilità.
• Chatbot 1^ generazione: questi programmi software simulano una conversazione con gli utenti e rispondono alle loro domande. Essenzialmente si comportano come FAQs interattive, sfruttando la ricerca intelligente per interpretare la query dell’utente. All’interno di una intranet, quindi, possono fornire risposte ai dipendenti in modo automatico, raccogliere feedback o eseguire task predefiniti (ad esempio prenotare un treno). Un altro vantaggio che offrono è l'integrazione con altri sistemi aziendali, come la posta elettronica o il CRM, per offrire un'esperienza ancora più completa e personalizzata. Un esempio di chatbot in entrata per l'intranet aziendale è quello appena implementato da Mooney nella propria Intranet 80.20 e sviluppato da Awhy.

Intelligenza artificiale "in uscita" (o generativa)

Quella che chiamiamo Intelligenza Artificiale "in uscita" o generativa, produce contenuti originali a partire da input specifici, i cosiddetti prompt. Le applicazioni più interessanti per le intranet aziendali includono la creazione di diverse tipologie di contenuto:

• Testi: dagli articoli ai post sui social media, dalle e-mail fino alle presentazioni. Tutto può essere creato automaticamente dall'AI, alleggerendo le persone che lavorano in azienda dai compiti più ripetitivi e meccanici. L'AI può anche essere utilizzata per personalizzare i contenuti in base all’identità dell’organizzazione, adattando il tono di voce, lo stile e il linguaggio.
• Immagini: per rendere la comunicazione interna più comprensibile, ma anche visivamente accattivante, si può utilizzare l’AI per generare foto, icone, grafici e infografiche. Così come per i testi, l’AI personalizza le immagini in base al brand aziendale, garantendo coerenza e uniformità in tutti i contenuti.
• Video e audio: video tutorial, podcast e messaggi audio personalizzati possono essere creati dall'AI, rendendo la comunicazione interna più coinvolgente e accessibile a tutti. Inoltre, le AI sono utili per tradurre i contenuti in diverse lingue, abbattendo le barriere linguistiche e favorendo la collaborazione tra team globali.
• Chatbot 2^ generazione: questi chatbot utilizzano modelli di linguaggio generativi, addestrati su enormi quantità di testo, per comprendere e generare conversazioni naturali. Le risposte vengono generate basandosi su informazioni provenienti da fonti esterne e private, tramite ricerca intelligente. Questa capacità li rende preziosi per sviluppare interfacce conversazionali con la documentazione della intranet, pertinenti e affidabili, perché espongono le fonti su cui basano le loro risposte.

AI e intranet: un terreno tutto da esplorare

Come abbiamo visto, le possibilità offerte dall'intelligenza artificiale per la comunicazione interna sono davvero infinite. Ma quali sono le figure che riescono a sfruttare tutte queste applicazioni nel quotidiano? Potenzialmente tutte, ma in particolare chi si occupa di creare contenuti e gestire lo spazio digitale della propria azienda, come editor, redattori e figure HR.

Per editor e redattori intranet

Programmi come ChatGPT sono utili per darci spunti quando non sappiamo da dove partire nella scrittura di un articolo o per darci una lista di potenziali per titoli o idee per contenuti social. Tra le altre funzioni ci sono:

• Creare abstract di testi lunghi;
• Sintetizzare e-mail e documenti;
• Trasformare presentazioni Power Point in articoli;
• Riassumere bilanci aziendali e altri documenti complessi;
• Cambiare il tono di voce di un testo (da informale a formale, da serio a ironico, ecc.).

Insomma, un aiuto valido anche per rendere i nostri contenuti più accessibili, semplificando quelli particolarmente complessi e prolissi (toc, toc: Pubblica Amministrazione?).

Un esempio di strumento in grado di svolgere queste attività è il nostro GPT Editor’s Assistant, integrabile sulle intranet 80.20, che semplifica il lavoro di creazioni di contenuti.

Per chi si occupa di HR

Seguendo l’analisi di Josh Bersin sul ruolo dell’intelligenza artificiale generativa nelle Risorse umane (The Role Of Generative AI And Large Language Models in HR), si distinguono diverse aree chiave in cui l’AI generativa e i modelli linguistici di grandi dimensioni (LLM) possono essere applicati per migliorare significativamente l'efficienza e l'efficacia delle funzioni HR.

Per esempio:

• Creazione di contenuti: i LMM, come ChatGPT4, possono generare descrizioni di lavoro, materiale formativo e contenuti di onboarding basati su dati reali, facendo risparmiare tempo e garantendo coerenza.
• Recruiting: nei processi di assunzione l’AI può analizzare i profili dei candidati e le offerte di lavoro per identificare competenze ed esperienze pertinenti.
• Retribuzione e benefit: l’AI può essere utilizzata per studiare i dati di mercato e i fattori interni per consigliare pacchetti retributivi e benefit equi e competitivi.
• Gestione delle prestazioni: i LLM possono analizzare i dati dei dipendenti per individuare obiettivi, fornire ai manager informazioni sulle prestazioni e identificare aree di sviluppo.
• Coaching: i LLM possono diventare coach virtuali, fornendo feedback e indicazioni personalizzate ai dipendenti anche per identificare le opportunità di carriera.
• Politiche aziendali e knowledge management: i LLM possono alimentare chatbot e assistenti virtuali che possono rispondere alle domande dei dipendenti, guidarli attraverso le politiche e le procedure aziendali e aiutarli a completare le attività.

Un’altra analisi che va in questa direzione è l’approfondimento di CIPD: Preparing your organisation for AI use, una vera e propria guida sull'utilizzo dell'intelligenza artificiale generativa nelle risorse umane.

Alcuni usi, alcuni casi

Sul blog di Thougtfarmer l’autrice ha mostrato, ad esempio, come l’AI possa aiutarci a creare dei titoli efficaci per le news. Di seguito un esempio dedicato alla pubblicazione di una policy sul lavoro remoto.

Oppure, nella intranet della Banca OCBC, un chatbot potenziato da intelligenza artificiale riesce a rispondere rapidamente alle domande degli impiegati.

Nella intranet di Infosys, l’AI suggerisce a ogni dipendete i colleghi a cui connettersi sulla base di skills, interessi e delle aree di attività.

Possibili problemi (e soluzioni)

Tutto bellissimo, quindi... a parte qualche effetto collaterale. Anche l'intelligenza artificiale ha i suoi problemi e i suoi limiti, che dobbiamo conoscere per prendere precauzioni, evitando l’uso smodato e ingenuo di questi potenti strumenti.

Di seguito alcuni problemi che è facile riscontrare, alcuni più tecnici, altri decisamente più umani, e alcune buone pratiche per ridimensionarli.

1. Difficoltà di integrazione con i sistemi esistenti: l'integrazione dell'AI con i sistemi informatici aziendali esistenti può essere un processo complesso e costoso. Dobbiamo valutare attentamente la compatibilità dei sistemi aziendali con le tecnologie AI e pianificare un'implementazione graduale per minimizzare i rischi di interruzioni o malfunzionamenti. La scelta è tra l’utilizzo di soluzioni AI "chiavi in mano", che offrono un'integrazione facile con i sistemi esistenti, o la collaborazione con partner tecnologici specializzati nell'integrazione di sistemi AI.
2. Mancanza di fiducia da parte dei dipendenti: arriva l’intelligenza artificiale in azienda e le persone cominciano a dubitare della propria, o meglio, del proprio lavoro e della sua considerazione. La comunicazione, quindi, deve essere chiara e trasparente, per far comprendere i vantaggi dell'AI e coinvolgere i dipendenti nel processo di implementazione. Le persone che lavorano con noi devono sentirsi parte e non vittime del cambiamento. L’obiettivo è creare una cultura aziendale che valorizza l'AI come strumento per migliorare il lavoro, che integra e potenzia le capacità umane. Se comprendiamo e disinneschiamo il timore dei nostri collaboratori di perdere il posto di lavoro a causa dell’intelligenza artificiale, troveremo più entusiasmo nell’apprendimento e nell’utilizzo di tools che possono davvero semplificare parte delle loro mansioni.
3. Problemi di privacy e sicurezza dei dati: l'utilizzo dell'AI comporta la raccolta e l'analisi di grandi volumi di dati. È ancora più importante quindi che le aziende adottino misure adeguate per proteggere la privacy e la sicurezza dei propri dipendenti. Una delle iniziative che si possono intraprendere è l’iter ottenere la certificazione ISO/IEC 27001 per la sicurezza delle informazioni, che permette di implementare in modo rigoroso le proprie policy di sicurezza per la gestione dei dati.
4. Mancanza di voce autentica: “ChatGPT non ha una voce autentica”. Intervistato da Reworked Reworked, Sam Marshall, direttore di ClearBox Consulting, fa notare che questa AI scrive in modo blando e indifferenziato, come ci si aspetterebbe da qualcosa che impasta insieme la media di tutto ciò su cui è stato addestrato. Bisogna evitare che le persone si affidino troppo all’output grezzo, monotono e insincero, e che imparino a rimaneggiarlo per i loro obiettivi specifici.

In conclusione, l'AI è una tecnologia rivoluzionaria che può portare enormi benefici alle intranet aziendali. Ma solo le aziende che sapranno sfruttare al meglio questa tecnologia saranno in grado di migliorare la comunicazione interna, aumentare la produttività dei dipendenti e creare un ambiente di lavoro più efficiente e coinvolgente.