Intranet e formazione: c’è più gusto nel Digital Workplace

L’arrivo dei digital workplace e delle intranet di seconda generazione aggiunge alcuni ingredienti che promettono un piatto molto più invitante: non solo informazioni ma possibilità di agire, formarsi e monitorare in tempo reale il proprio percorso formativo. Tanti ingredienti, risultato assicurato.

Il rapporto tra la intranet e la formazione dei dipendenti ha una lunga storia (ne ho parlato spesso sul mio blog in vari articoli), tanto da far apparire talvolta questi due oggetti (tecnologici e organizzativi) come una sorta di coppia di cugini, o “gemelli diversi”, che dialogano, si sovrappongono e a volte si scambiano i ruoli.

Peraltro, specialmente in Italia, questo rapporto simbiotico ha al suo attivo diversi casi interessanti che esibiscono un insieme molto articolato di possibili scambi tra le due dimensioni: ad esempio, nel report IIC 2019 troviamo almeno un paio di casi (Rai e Angelini) che possono essere di ispirazione per la loro qualità e la maturità che esprimono.

Ma questo rapporto sta evolvendo molto rapidamente, tanto che possiamo parlare oggi di una seconda generazione di progetti che vede arricchirsi e articolarsi in modi non banali questa relazione già di per sé molto ampia.

I progetti di prima generazione: intranet come hub informativo per la formazione

Come hub informativo sulla formazione, la intranet è in effetti da sempre un ottimo strumento per informare sui nuovi corsi (news), per archiviare le dispense dei corsi passati (archivio documentale), per fornire informazioni su come iscriversi o come richiedere un corso (come fare per), per fornire un calendario dei corsi in partenza (calendario eventi), per dare accesso alle piattaforme per la formazione online o per la consuntivazione (link utili), per mettere a disposizione i moduli di richiesta corsi (modulistica online) per elencare i corsi possibili per categoria (catalogo corsi), per dare informazioni sui centri di formazione o sulle modalità per inserire l’assenza a sistema, o ancora sui referenti interni (pagine informative sulla formazione).

Con questa pienezza informativa è facile capire come mai le sezioni dedicate alla formazione siano da sempre tra le più consultate all’interno delle intranet, spesso inserite al primo livello di navigazione e comunque valorizzate e tenute aggiornate dai referenti interni.

Tutto molto interessante, come direbbe Rovazzi. Ma è in questo momento che comincia a diffondersi il profumo di platessa bollita: è davvero tutto qui? La intranet rappresenta dunque una porta d’accesso, ricca a piacere, ma solo una porta, che apre verso altri ambienti (piattaforme, sistemi di gestione, applicazioni di consuntivazione) dove si svolge davvero l’attività vera e propria?

Le quattro dimensioni della formazione interna

Per capire se è davvero così, proviamo intanto a suddividere in modo più preciso le attività legate alla formazione, così da collocare meglio il contributo della intranet e così da capire come essa può evolvere per andare a coprire le diverse fasi del processo.

Se ci riflettiamo un po’, vediamo che le attività legate alla formazione interna possono essere grossomodo suddivise in quattro dimensioni (non necessariamente in sequenza):

• Informazione
• Azione
• Erogazione
• Monitoraggio

1. La dimensione dell’informazione

Nella dimensione dell’informazione troviamo più o meno gli elementi che abbiamo visto prima ovvero:

• News
• Dispense dei corsi
• Come fare per
• Calendario dei corsi
• Accesso alle piattaforme
• Modulistica
• Catalogo dei corsi
• Centri di formazione
• Referenti interni
• Progetti speciali
• Policy di riferimento

Chiunque riconoscerà che è tanto, ma non è tutto. La formazione interna ha bisogno di altri elementi, affidati in genere alle altre dimensioni.

2. La dimensione dell’azione

In questa dimensione collochiamo le azioni il collega che può svolgere, ad esempio:

• Iscriversi a un corso
• Segnalare un corso
• Chiedere di partecipare a un corso

3. La dimensione dell’erogazione

I corsi e le attività ad essi connesse possono essere svolti in vari modi, ad esempio:

• Corsi in aula
• Webinar live
• Corsi online su piattaforma
• Spazi online di scambio ed esercitazione
• Spazi social per la formazione orizzontale e il knowledge sharing

4. La dimensione del monitoraggio

Questa sezione può comprendere:

• Elenco corsi fatti
• Elenco corsi da fare
• Ore svolte/da svolgere
• Grado di completamento dei corsi
• Notifiche personali sui corsi

Va bene, l’abbiamo fatta fin troppo lunga: non ho la pretesa che quello sopra sia un elenco esaustivo di tutte le attività possibili collegate alla formazione, ma credo che sia sufficiente a definire il perimetro per ogni dimensione. Insomma, che sia sufficiente per capire di che cosa stiamo parlando.

Ora, non è difficile verificare che, nella situazione sopra descritta, il rapporto tra la intranet e gli altri sistemi si configura, ahimè, in modo piuttosto “balcanizzato”:

In altre parole, nella situazione di prima generazione la intranet è, nel migliore dei casi, a presidio unicamente della “fetta” informativa, mentre tutte le altre parti sono, dal punto di vista della intranet, dei semplici link verso altri sistemi o verso altri processi (leggi: email, moduli cartacei ecc…) che coinvolgono la formazione.

Una situazione “balcanica” che possiamo rappresentare più o meno secondo lo schema sottostante:

Il nostro collega, quindi, troverà in intranet tutte le informazioni, dopodiché per iscriversi dovrà comunque mandare una mail (o aprire un ticket o compilare un modulo di carta), per fruire del corso dovrà andare in aula o accedere a una piattaforma di LMS (come Moodle) e, per conoscere il suo stato riguardante la formazione erogata o quella ancora da svolgere dovrà collegarsi ad un sistema HR (come Talentia o SuccessFactors). E così dovranno fare le persone di HR che vogliono conoscere gli andamenti complessivi.

Anche gli avvisi relativi alla formazione avverranno con sistemi esterni (ad esempio notifiche via mail).

I progetti di seconda generazione: intranet come spazio integrato per la formazione

Questa è la situazione in cui oggi molte intranet operano.

Non fraintendetemi: a scanso di equivoci, anche a questo livello, come abbiamo visto negli esempi sopra, si possono creare ottimi progetti e fornire un gran numero di informazioni utili ai colleghi.

Ma non possiamo negare che l’effetto “platessa bollita” permanga. Sentiamo che si potrebbe, che si dovrebbe, fare di più. E finalmente, con l’arrivo della dimensione del “Digital Workplace” e le pratiche ad esso collegate questa situazione “dietetica” è destinata ad essere superata da un concetto più inclusivo ed integrato (e nutriente) delle varie fasi.

In altre parole, con l’integrazione progressiva della intranet con gli altri sistemi è possibile, oggi, creare ambienti intranet molto più “gustosi”, ovvero ambienti capaci di “leggere” i dati dagli altri sistemi per offrire una esperienza unitaria molto più fluida, ricca e, come scrive James Robertson, “olistica”.

In che cosa consiste questa esperienza olistica? Possiamo sintetizzarla in 5 punti principali che riguardano:

1. Collocazione dei corsi
2. Processi di iscrizione
3. Notifiche
4. Cataloghi e calendari
5. Monitoraggio individuale

1. Collocazione dei corsi. I corsi online non vengono collocati unicamente nelle piattaforme LMS dedicate, ma risiedono direttamente sulla intranet.

2. Processi di iscrizione. Le iscrizioni e i processi di gestione correlati non avvengono più solo tramite sistemi tradizionali (email, moduli cartacei), ma anche attraverso form gestiti direttamente sulla intranet.

3. Notifiche. Le notifiche non avvengono più solo tramite mail ma vengono “intercettate” dalla intranet e inserite nel suo notification hub.

4. I cataloghi dei corsi e i calendari non sono più gestiti manualmente sulla intranet ma vengono “letti” tramite API direttamente sugli LMS, offrendo un’esperienza aggiornata ed integrata dal dipendente.

5. Il monitoraggio non avviene più dentro i sistemi HR ma sono questi sistemi stessi ad essere “letti” dalla intranet per offrire una situazione aggiornata nella “My page” del dipendente.

La situazione di seconda generazione si presenta dunque più articolata, anche se, dal lato dei fruitori, molto più fluida e facilmente gestibile.

Le nuove sfide per la progettazione

Le sfide che si pongono ai progettisti, a questo punto sono molteplici ed eterogenee. Ne elenco alcune per concludere:

• Quali sono le informazioni da mostrare nelle parti personali dei dipendenti? Quali dati servono davvero ai colleghi?
• I miei sistemi esterni (LMS, Sistemi HR) hanno i servizi o espongono le API adatte per leggere i dati che mi servono?
• Come si deve presentare la My page affinché sia davvero utile e di impatto?
• Che rapporto c’è tra informazioni create in intranet e informazioni “pescate” dall’esterno?
• Che rapporto c’è tra informazioni generali e informazioni personali? Come devono essere mostrate?
• Chi sono gli interlocutori che devono fare parte del gruppo di lavoro che porterà a compimento il progetto?
• Che ruolo avrà, in tutto questo, la formazione informale, ovvero quella generata dallo scambio tra pari? Dove dovrà avvenire?

Come vedete sono questioni interessanti, importanti, aperte. Ma sono anche questioni che fanno fare un passo in avanti alla discussione, già da sempre aperta, sul rapporto tra la intranet e questo pezzo importante delle attività aziendali.

di Giacomo Mason
Intranet Consultant