Perché una strategia di knowledge management migliora la tua intranet

Con la digital transformation, infatti, assistiamo a una condivisione delle informazioni più veloce e immediata, ma non per questo sempre efficace. Diventa quindi essenziale dotarsi di un sistema che possa facilitare le organizzazioni nella creazione di una sistema per favorire il knowledge sharing.

Non c’è knowledge sharing senza knowledge management (e viceversa)

Per capire il ruolo chiave del knowledge sharing (condivisione della conoscenza) all'interno di un’azienda, basta prendere atto di quello che succede quando manca questo tipo di approccio. Per esempio aumenta la difficoltà nel reperire le informazioni con la conseguente interruzione del flusso di lavoro; oppure la risoluzione delle pratiche rallenta a causa della mancanza di autonomia dei singoli dipendenti, che non hanno accesso alla consultazione e alla gestione delle informazioni.

È necessario, quindi, prevedere per la propria realtà un piano di condivisione di tutte le conoscenze per renderle coerenti e facilmente fruibili, ovvero una strategia di knowledge management, che Gartner definisce così:

La gestione della conoscenza (knowledge management) è un processo aziendale che formalizza la gestione e l'uso delle risorse intellettuali di un'impresa. Il knowledge management promuove un approccio collaborativo e integrativo alla creazione, acquisizione, organizzazione, accesso e utilizzo delle risorse informative, inclusa la conoscenza sottintesa ma non documentata.

Possiamo dire che il knowledge management include e favorisce il knowledge sharing, a sua volta comprensivo di conoscenze esplicite – informazioni come policy aziendali, schede prodotto e tutto quello che è documentato in forma scritta – e implicite (tacit knowledge), tutto ciò che è stato acquisito attraverso la pratica lavorativa, più difficile da assimilare perché non riguarda lo studio di documentazione bensì l’esperienza diretta.
Tutto questo viene strutturato all’interno di un knowledge management system.

Knowledge management system: cos’è e quali sono i suoi vantaggi

Il knowledge management system è un sistema software attraverso cui un’organizzazione implementa il knowledge management. Questo sistema permette di raccogliere, organizzare e rendere facilmente accessibile il know-how di un’azienda, inteso come l’insieme di tutte le conoscenze, non solo quelle relative alle competenze professionali, condivise in ambito lavorativo.

Con un knowledge management system viene semplificata l’archiviazione dei dati e la loro condivisione attraverso un’unica struttura per tutti gli operatori coinvolti: dipendenti, manager, clienti, partner e fornitori.
Quali sono quindi i vantaggi per un’azienda che adotta un knowledge management system?

• aumento della produttività e della competitività rispetto ad aziende operanti nello stesso settore;
• incremento della qualità dei propri servizi grazie alla fluidità e all'efficienza dei processi lavorativi;
• crescita del livello di soddisfazione dei dipendenti e dei clienti di conseguenza.

Una volta scelto l’approccio del knowledge management, non resta che scoprire gli strumenti fondamentali per implementare la nostra strategia.

I knowledge management tools da conoscere

Per una buona riuscita del processo, le organizzazioni devono implementare i tools di knowledge management inclusi nel loro sistema. Questi strumenti assicurano che le funzioni più importanti di knowledge management vengano svolte nel modo più coerente e affidabile possibile. Secondo eGain i tools necessari sono:

• Knowledge bases: il deposito delle informazioni di un’azienda deve essere centralizzato e accessibile. Il software o lo strumento di knowledge base gestisce la creazione, la manutenzione e la distribuzione dei contenuti in modalità multilingue e multicanale per consentire agli utenti un facile accesso;
• Content management systems (CMS): un content management (e document management) system fornisce un struttura per creare e organizzare i documenti e altri tipi di contenuti;
• Search: include la ricerca federata e guidata. L’interfaccia deve essere semplice e intuitiva da usare, ma con alla spalle una tecnologia avanzata. Uno strumento di ​​ricerca efficace è basato sull'intelligenza artificiale, include suggerimenti automatici, consente la ricerca per argomenti e pertinenza e offre opzioni di ricerca flessibili;
• Artificial Intelligence: ovvero l’elaborazione del linguaggio naturale (natural language processing) che permette ai chatbot di capire la lingua così come la parlano le persone, e il ragionamento, che guida la conversazione passo dopo passo attraverso le risposte dei clienti;
• Authoring: un editor completo, flussi di lavoro, crowdsourcing, etc.;
• Analytics: per controllare l’efficacia della ricerca, sapere quali contenuti della knowledge base vengono utilizzati, quali sono le ricerche degli utenti e se a queste viene data risposta.

Intranet 80.20: il knowledge management software per la tua azienda

Un knowledge management software ottimizzato permette alle aziende di archiviare e condividere le preziose conoscenze dei dipendenti nel corso degli anni. Per garantire questa possibilità a tutte le organizzazioni, indipendentemente dalle dimensioni o dal numero di dipendenti, è nata Intranet 80.20, la soluzione ideale per rendere più fluidi i processi e migliorare il lavoro quotidiano.

Intranet 80.20 si compone di una serie di moduli che permettono di svolgere in modo più efficiente le attività, di comunicare con i colleghi e di trovare documenti e informazioni necessarie.
I vantaggi di una knowledge sharing platform di questo tipo, comprendono proprio la facilità della condivisione delle conoscenze, la velocità nel rintracciare le informazioni e nella risoluzione dei problemi, la rapidità e l'efficacia della formazione e dell’onboarding dei dipendenti. Intranet 80.20 perché è un Digital workspace basato su un 80% di sistema già pronto per essere utilizzato con un 20% di personalizzazione per ogni contesto aziendale. L’unione di funzionalità e design garantisce un risultato finale d’eccellenza, un prodotto altamente innovativo, poiché è l’unico realizzato sul back-office nativo di entrambe le piattaforme di riferimento del mercato globale, Liferay (Open Source) oppure 365 (Microsoft).

Per vedere Intranet 80.20 in azione puoi richiedere una demo qui: https://www.intranet8020.it/richiedi-demo