Design Thinking: il metodo per realizzare una Intranet migliore per i dipendenti

I vantaggi principali nell'applicazione di questo metodo sono gli aspetti di ascolto, collaborazione e team work e la possibilità di concentrarsi sulle necessità delle persone, delle aziende e dei clienti.
La sua versatilità lo rende utilizzabile per qualsiasi tipo di progetto e di organizzazione, dalle startup alle multinazionali.

Cos'è e cosa si può ottenere con il Design Thinking?

Il Design Thinking è un processo che aiuta a risolvere problemi complessi attraverso una gestione creativa con un approccio human-centric.
Delineato nei primi anni Duemila dalla Stanford D. School, questo modello di lavoro si distingue proprio per il focus sull’utente che rimane costante durante tutta la durata del processo.

Il Design Thinking può essere applicato in qualsiasi ambiente all’interno di un’azienda o di un’attività e per qualunque progetto, ma prima di approfondire è bene sapere che per realizzare al meglio questo modello strategico occorre pratica, nonché la collaborazione di tutti i partecipanti, in modo da renderla un’esperienza realmente interattiva e utile ai nostri scopi.

Design Thinking, tra obiettivi e metodologia

Il processo di Design Thinking segue una metodologia che si articola in 5 fasi, a partire dall’ascolto e dalla comprensione degli utenti e dei loro bisogni. Queste sono:

1. Empathize: si cercano di capire e di conoscere in modo approfondito quali sono i bisogni reali degli utenti/clienti, parlando e intervistandone il più possibile. In questa prima fase ascoltare e porre giuste domande è fondamentale per avere le idee chiare nello sviluppo delle fasi successive.
2. Define: lo scopo in questo passaggio è far emergere intuizioni e risultati della ricerca, per identificare potenziali vie da seguire. Dobbiamo capire qual è la necessità che stiamo cercando di risolvere, e per chi.
3. Ideate: si passa all’esplorazione di un’ampia gamma di possibili approcci e soluzioni, usando un mix di tecniche per pensare “out of the box”, come il brainstorming.
4. Prototype: consiste nel concretizzare le idee creando un prototipo del prodotto/servizio concentrandosi solo sul funzionamento principale
5. Test: usare i prototipi con utenti reali per verificare che la direzione presa sia quella giusta e apprendere nuove informazioni.

Prima di sviluppare il procedimento vero e proprio in tutte le sue fasi, è necessario avere chiaro il fine del nostro progetto. Definire gli obiettivi è infatti uno dei momenti più importanti nella progettazione, nonché uno di quelli più complessi perché spesso, quando chiediamo a un utente cosa vuole raggiungere con il suo prodotto, abbiamo un alto rischio di ottenere obiettivi generici, utopici o che vengono confusi con le soluzioni.

Per essere efficace un obiettivo deve essere SMART (Specific - Measurable - Achievable - Realistic - Time-Based), in modo da tracciare una strada precisa che possa guidarci in ogni singolo passaggio del progetto.

Nel contesto della progettazione di una intranet, per esempio, si può coinvolgere un gruppo di addetti ai lavori che all’interno dell’azienda hanno diversi ruoli, mansioni e business unit, al fine di:

• individuare gli obiettivi principali della nuova intranet;
• delineare fattori di successo, ostacoli e KPI associati a tali obiettivi;
• definire un primo set di contenuti e servizi, da associare ai vari profili.

Design Thinking Process: come trovare l’idea giusta e verificare se funziona

Come processo creativo il Design Thinking consente alle persone di confrontarsi, una costante che si ripete in ogni fase con diverse modalità. Vediamo nel dettaglio gli obiettivi concreti che dobbiamo raggiungere in ognuna e le tecniche da applicare.

Empatizzare

Questa fase è basata sull’osservazione dei nostri utenti: i loro comportamenti, il linguaggio del corpo, le cose a cui tengono, le azioni ripetitive, etc. È importante coinvolgerli e intervistarli sulle loro esperienze e metterci nei panni di ognuno di loro, sperimentando anche il ruolo che hanno all’interno di un team e dell’azienda.

Come svolgere un’intervista che abbia successo per questo primo step?

• Preparate qualche domanda ma lasciate anche che la conversazione vada in altre direzioni in base alle risposte dell’intervistato;
• Chiedete di vedere la persona nel suo luogo di lavoro, in modo che possa verbalizzare quello che pensa mentre svolge un compito e mentre interagisce all’interno del suo ambiente quotidiano;
• Ascoltate attentamente.

Definire

È il momento di fare chiarezza e sintetizzare sintetizzare le nostre scoperte in intuizioni dalle interviste. Possiamo quindi creare delle user personas per approfondire la conoscenza delle persone intervistate tenendo conto di diversi elementi:

• caratteristiche personali;
• ambiente sociale che le circonda (fattori esterni, bisogni, valori e obiettivi che influenzano l’esperienza della nostra persona);
• stato emozionale (notare sentimenti e emozioni nelle varie fasi, dubbi e paure);
• strumenti che utilizzano e luogo di lavoro;
• fattori chiave (touchpoint e nuove opportunità);
• azioni (cosa vuole fare concretamente la persona).

Definite le personas, lo scopo finale è individuare uno statement, una dichiarazione del problema significativa e attuabile: quello che viene chiamato punto di vista (POV). Il point-of-view deve inquadrare il problema in modo preciso e consentire al team di prendere decisioni in modo indipendente.

Ideare

Questo è lo step in cui si generano le idee: si passa dall'identificazione dei problemi alla creazione di soluzioni per i nostri utenti. In questa fase creativa è necessaria la partecipazione di tutto il team, e si possono utilizzare diverse tecniche di ideazione, come il brainstorming, il diagramma di affinità o il mind-mapping. Alla fine verranno individuate le idee migliori e le più votate passeranno alla prototipazione.

Prototipare

È il momento di trasformare le idee in progetti tangibili per capire se stiamo andando nella giusta direzione. Realizziamo quindi dei prototipi veloci ed economici da realizzare ma che possano ottenere feedback utili da utenti e colleghi.

Un prototipo può essere qualsiasi cosa con cui un utente può interagire, pensando all’esperienza che vivrà nella fase di test. Possiamo usare strumenti come uno scenario e dei ruoli, tenendo conto che un buon prototipo dovrebbe rispondere a una domanda precisa: più la domanda sarà specifica, migliore sarà il prototipo e il feedback.

Testare

Nella fase di Test si richiedono feedback agli utenti sui prototipi creati. Idealmente, si possono testare in un contesto reale della vita dell'utente, anche attraverso uno scenario, in un luogo che simuli la situazione reale.

Anche in questo passaggio è molto importante ascoltare i dubbi e le domande degli utenti: questa infatti non è la fine del processo perché i feedback possono far emergere elementi che ci condurranno a una nuova analisi del problema originale o a nuove idee a cui non si era pensato precedentemente.

User-Centered Design: perché le intranet sono un terreno ideale per applicare il Design Thinking

Se torniamo alla premessa iniziale, possiamo ora individuare meglio diversi benefici nell’applicazione del Design Thinking e dell’User centered design a un progetto intranet. Per esempio:

• Se parliamo della vostra intranet aziendale, siete voi stessi i vostri utenti: è facile accedere, ricercare e comprendere le persone perché sono intorno a voi, tutti i giorni della settimana e le frustrazioni delle pratiche di lavoro inefficienti saranno condivise da molti.
• Avete un pubblico ristretto: l'intranet è il primo punto di riferimento per tutto il personale e spesso può essere l'unico modo per svolgere alcune attività. Significa anche che gli utenti sono più disposti a investire tempo nell'apprendimento di nuove pratiche, se ne vedono i vantaggi.
• L'innovazione è a basso rischio: sperimentare idee è più sicuro in un ambiente dove non ci sono influenze e dinamiche esterne (come i clienti).
• Potete avere un grande impatto: che ci siano 500 o 50.000 dipendenti nella vostra organizzazione, è facile avere un impatto misurabile sul lavoro quotidiano.
• È un trampolino di lancio perfetto per un digital workplace: se non si è soddisfatti della propria intranet attuale, si può ricorrere proprio a quell'insoddisfazione come motore per esplorare nuove soluzioni. E nel frattempo, si inizia a trasformare la intranet in un vero e proprio digital workplace con tutti gli strumenti necessari al nostro lavoro.

Perché il Design Thinking funziona? Perché ci “obbliga” a mettere da parte l’idea di soluzione per concentrarci sull’analisi dei problemi; perché coinvolge tutte le persone interessate a un problema o a un progetto che possono fornire diversi punti di vista, senza preconcetti; perché le persone possono partecipare come veri agenti del cambiamento.

Se pensate a una soluzione per la vostra intranet con un nuovo approccio, Intranet 80.20 può offrirvi diverse opzioni personalizzate in base alle vostre esigenze, con la versione STARTER o ENTERPRISE.